時短&スキルアップ！はじめに知るべき超簡単なプロンプトの活用法（計画作成）

「自社社員と同じようにモチベーションを維持する方法って、なかなか難しいよな。」
「キャリアアップの機会を提供したいけど、どのようにサポートすればいいのか。」
「どの業務を派遣社員に任せるべきか、バランスを考えるのが難しいな。」

このようなケースを例に、ChatGPTの活用を見ていきましょう。

本記事の内容
ChatGPTを使って、文章作成の効率化を始めませんか？

身近なところでは、メール文章の作成や要約などにも使えます。

プロンプトエンジニアリングを意識して、依頼内容、依頼時の前提条件を付けてみましょう。

議事録の作成

# 命令書:
あなたは、新メンバーの受け入れ計画の作成が得意なリーダーです。
#制約条件:をもとに「WBS」を出力してください。

# 制約条件：
・受け入れが決定した、派遣社員の受け入れ準備。
・適切な業務の割り当てをしたい。
・既存メンバーとのコミュニケーションとの調整をしたい。
・派遣社員にもキャリアアップの機会を提供したい。
・WBS番号、タスク名、工数を記載する。
・WBSの階層は3階層までとする。
・結果は、表形式とする。

回答例

以下が、受け入れ計画のWBS（Work Breakdown Structure）の例です。WBS番号、タスク名、および工数が記載されています。WBSは3階層まで階層化されています。

```
| WBS番号 |          タスク名           | 工数（人日） |
|:-------:|:-------------------------:|:-----------:|
|   1     | 派遣社員受け入れ準備        |             |
|  1.1    | 業務内容の詳細確認         |     2       |
|  1.2    | 業務割り当ての計画立案     |     3       |
|  1.3    | コミュニケーション調整計画  |     2       |
|  1.4    | キャリアアップ支援計画     |     2       |
|   2     | 業務割り当てとトレーニング   |             |
|  2.1    | 既存メンバーとのミーティング |     1       |
|  2.2    | 業務内容の説明と指導       |     4       |
|  2.3    | トレーニングプランの策定   |     3       |
|   3     | 実施とフォローアップ        |             |
|  3.1    | 業務実施とサポート         |     5       |
|  3.2    | 成果物の評価とフィードバック |     2       |
|  3.3    | 受け入れプロセスの改善     |     3       |
```

この表は、受け入れ計画をWBSに基づいて階層化したものです。各タスクにはWBS番号、タスク名、および工数（人日）が含まれています。上記の内容をもとに、具体的な受け入れ計画を進めることができます。必要に応じてタスクの詳細を調整し、スケジュールやリソースの配分を行ってください。

まとめ

プロンプトエンジニアリングを通じて、業務の計画作成を効率的に行うためのステップや具体的な事例についても紹介しました。計画作成のサポートを受けながらバックオフィス業務の向上に取り組んでみませんか。