時短&スキルアップ!はじめに知るべき超簡単なプロンプトの活用法(議事録作成)

Generative AI
「詳細と要点のバランスを取るのが難しく、何を省略し、何を含めるべきか悩む。」
「テキストだけで感情や表情を伝えるのが難しく、参加者の意図が正確に伝わるか心配。」
「自分の意見や解釈が入り込まないよう、客観的な視点を維持するのが難しい。」

このようなケースを例に、ChatGPTの活用を見ていきましょう。

本記事の内容
ChatGPTを使って、文章作成の効率化を始めませんか?

身近なところでは、メール文章の作成や要約などにも使えます。

プロンプトエンジニアリングを意識して、依頼内容、依頼時の前提条件を付けてみましょう。

議事録の作成

指示や役割、前提条件、出力方法など、依頼内容を段落分けして、簡潔に列挙して指示をします。

#依頼
あなたは、論理的な思考を持つ優れた社会人です。
会議の議事録を担当することになりました。
#会議メモを要約して議事録を作成してください。
#会議メモ
田中マネージャー: 「皆さん、始めましょう。今日は各担当者のタスク進捗についての共有と、解決策の提案をしていきたいと思います。鈴木さん、最初にご報告を。」
鈴木さん: 「はい。申し訳ございませんが、私のタスクに遅れが出ています。主な原因としては、連携部門の業務遅延によるものです。」
田中マネージャー: 「連携部門とのコミュニケーションは順調に進んでいたのではないかと思っていましたが…」
鈴木さん: 「はい、それはその通りなのですが、彼らも人手不足やその他の業務で忙しく、納期を守ることが難しくなったようです。」
田中マネージャー: 「そうですか…。佐藤さん、木村さん、どちらもサポートは可能でしょうか?」
佐藤さん: 「もちろんです。私の方からも連携部門に働きかけてみますし、鈴木さんのタスクに関しても協力いたします。」
木村さん: 「申し訳ございませんが、私の担当業務も山積みでして…。また、こちらの業務に関しては専門的な知識が必要で、私がサポートすることに意味があるのか疑問です。」
田中マネージャー: 「木村さんの意見も理解できます。しかし、今はチーム全体としての進捗を第一に考えるべきだと思います。」
佐藤さん: 「確かに専門的な部分はあるかもしれませんが、私たちができることは何かを見つけて、協力する姿勢が大切だと思います。」
木村さん: 「その点は理解しています。ただ、私も既に業務に追われていて、どれだけのサポートが可能か…。」
田中マネージャー: 「分かりました。では、具体的にどの部分でサポートが必要なのか、鈴木さんから詳しく説明してもらい、佐藤さん、木村さんと一緒にどう対応するかを話し合ってみましょう。目的は合意形成です。」
鈴木さん: 「了解しました。」
佐藤さん: 「頑張りましょう。」
木村さん: 「はい、最善の方法を模索します。」

#出力方法
会議の論点と決定事項を要約した議事録にアレンジしてください。
決定事項を管理するために、作成日、内容、担当者、納期を記載する表を作成してください。



回答例



会議議事録

会議概要
会議日時: [会議の日時]
出席者: 田中マネージャー、鈴木さん、佐藤さん、木村さん

議題と決定事項
議題 1: タスク進捗と解決策の提案
田中マネージャーは、各担当者のタスク進捗についての共有と、解決策の提案を行うことを目的としました。

議論の概要
鈴木さんからの報告によると、彼のタスクに遅れが出ており、連携部門の業務遅延が主な原因として挙げられました。田中マネージャーは連携部門とのコミュニケーションの進捗について確認しましたが、鈴木さんの認識とは異なる状況であることが判明しました。

決定事項
1. 佐藤さんと木村さんは鈴木さんのタスク進捗に協力することに同意しました。
2. 佐藤さんは連携部門に働きかけてサポートを提供し、鈴木さんのタスクに協力します。
3. 木村さんは専門的な知識を必要とするため、鈴木さんのタスクに関するサポートの可否を検討する必要があります。

決定事項の管理
作成日 | 内容 | 担当者 | 納期
------------ | ------------- | ------------ | ------------
[日付] | 佐藤さんが連携部門への働きかけと鈴木さんのタスクサポートを行う | 佐藤さん | [納期]
[日付] | 木村さんが専門的なサポートの可否を検討する | 木村さん | [納期]

以上の内容で、会議の要約と決定事項の管理を行いました。必要に応じて納期を追加し、決定事項の進捗を確認してください。

まとめ

プロンプトエンジニアリングは、バックオフィス業務の悩み解消に効果的なAI技術の一つです。この技術を活用することで、詳細と要点のバランスを取りながら効率的に議事録を作成する方法を習得できます。特に、感情や意図の伝達、客観的な視点の維持が難しい場面でも、プロンプトを駆使することで質の高い業務成果を得られるでしょう。業務の質と効率を両立させるための強力なツールとして推奨できます。

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